В Письме Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 указано, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расхода ГСМ. Если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в неделю, месяц (Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77). Таким образом, самостоятельно разработанная форма путевого листа (либо иного документа, подтверждающего расходы) организаций (не относящихся к организациям автомобильного транспорта) должна содержать все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ), отражать сущность регистрируемой хозяйственной операции, позволять организовать надлежащий учет отработанного времени, расхода ГСМ и вместе с платежными документами подтверждать соответствующие затраты.
Напоминаем, что формы первичных документов, самостоятельно разрабатываемые организацией для оформления финансово-хозяйственных операций, должны быть отражены в учетной политике.
Следует обратить внимание, что отсутствие информации о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Можно сделать вывод, что записи в путевом листе вроде "поездки по городу" или "по заданию организации" по-прежнему недопустимы, а документы, в которых они содержатся, не подтвердят расходы организации (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Учитывая изложенное, по мнению автора, для документального подтверждения расходов на ГСМ достаточно применения путевого листа. Составление акта о списании бензина представляется излишним.